Koliko je, zapravo, bitan tim koji učestvuje u organizaciji događa?
Saznajte u nastavku važne razloge kreiranja dobrog tima za vaš događaj:
- Efikasna raspodela zaduženja: Organizacija događaja zahteva obavljanje različitih zadataka istovremeno, kao što su rezervacija prostora, angažovanje govornika, marketing, logistika itd. Tim omogućava raspodelu ovih zaduženja među članovima, što pomaže u efikasnom izvršavanju svih potrebnih aktivnosti.
- Diverzitet perspektiva: Tim često čini grupa ljudi sa različitim veštinama, iskustvom i perspektivama. Ovo omogućava donošenje boljih odluka, kreativno razmišljanje i rešavanje problema iz različitih uglova. Diverzitet perspektiva unutar tima može doprineti inovacijama i stvaranju jedinstvenog i kvalitetnog događaja.
- Efikasno upravljanje resursima: Organizacija događaja može zahtevati određene resurse kao što su budžet, prostor, oprema, usluge i dobavljači. Tim može efikasno upravljati ovim resursima, pregovarati sa dobavljačima, pratiti troškove i osigurati da se resursi ispravno koriste radi postizanja ciljeva događaja.
- Kontinuirana podrška i motivacija: Organizacija događaja može biti izazovan proces koji zahteva posvećenost i napor tokom dužeg vremenskog perioda. Tim pruža podršku jedni drugima, deli teret odgovornosti i motiviše članove da ostanu fokusirani i angažovani tokom celog procesa organizacije.
- Koordinacija i sinhronizacija: Događaji obično uključuju različite segmente kao što su program, logistika, zabava, hrana i piće, registracija, itd. Tim koordinira ove segmente i osigurava da sve bude sinhronizovano i da se događaj odvija bez problema.
Svaki događaj zahteva koordinisani timski napor kako bi se upravljalo svim detaljima. Razmislite o identifikaciji jednog ključnog menadžera događaja ili predsednika događaja, kao i pojedinačnih predsednika pododbora, kao što su:
- Upravljanje mestom održavanja
- Govornici
- Zabava
- Publicitet
- Sponzori
- Upravljanje volonterima
Dodeljivanje pojedinačnih uloga članovima tima stvara sistem odgovornosti i sprečava da zadaci budu zapostavljeni.
Osim toga, omogućiće vam da delegirate – ali ne zaboravite da u svoj plan događaja uvrstite i sastanke odbora!
Takođe, volonteri mogu da igraju značajnu ulogu u organizaciji vašeg događaja. Ali pre nego što počnete da radite s njima, pobrinite se da razumete kakve su im uloge i kako možete početi s njihovim regrutovanjem.
- Definišite uloge volontera. Obavezno saznajte kakve vrste volontera će vam biti potrebne i ko će ih voditi. Možda će vam biti potrebni volonteri za delove vašeg događaja kao što su:
- Postavljanje i rasklapanje događaja
- Usluživanje i čuvanje garderobe
- Parking
- Osveženje
- Registracija
- Napravite plan za regrutaciju. Odlično mesto za početak je deljenje mogućnosti volontiranja s vašim postojećim kontaktima. Zatim identifikujte najbolje kanale za objavljivanje oglasa za volontere, kao što su web stranice za volontere i društveni mediji.
- Identifikujte vođe volontera. Kada imate volontere, ko je odgovoran za njihovo obučavanje? I kako ćete upravljati tim obučavanjem? Izaberite vođe volontera i pružite im pisane smernice ili organizujte radionice uživo (možda čak i virtuelne). Da biste postigli izvanredne rezultate, možete ponuditi i jedno i drugo.
Da biste bili sigurni da imate volontere koje vam trebaju, organizujte uloge volontera i objavite oglas za volontere na vreme pre vašeg događaja.
“Organizacija kvalitetnih događaja zahteva angažovanje svih nivoa organizacije. Da biste stvorili zaista nezaboravno iskustvo, biće vam potrebna podrška vašeg izvršnog tima sve do osoblja koje radi na samom događaju.” – Bill McGlade, CEM, Vice President, Account Management at Personify A2Z Events
