Plan događaja je vodič za sve komponente vašeg događaja.
On koordinira elemente sa specifičnim, merljivim, dostižnim, relevantnim i vremenski ograničenim ciljevima, kao i sa vremenskim rasporedom. Da biste identifikovali svoj vremenski raspored, preporučujemo da radite unazad od datuma događaja (raspored rada).
Vaš plan događaja vam pomaže da budete na pravom putu i može vam poslužiti kao zvezda Severnjača dok se pripremate za dan vašeg događaja. Bez obzira na veličinu vašeg događaja, dobar plan zahteva pokriće raznih komponenti koje ćemo mi vremenom zajedno proučiti.
Koje su osnovne karakteristike plana događaja?
Vaš plan događaja je polazna tačka za ceo događaj, tako da je važno da se uverite da pokriva prave osnove.
Vaš plan događaja treba da obuhvati:
- Ciljeve i zadatke događaja
- Individualne uloge i odgovornosti
- Volontere i obuku volontera
- Budžet
- Datum događaja
- Master plan događaja
- Lokaciju događaja
- Brendiranje događaja
- Govornike i specijalne goste
- Partnerstva i sponzorstva
- Plan promocije, oglašavanja, marketinga i publiciteta
- Dan procesa
- Informacije o domaćinu događaja
Uz dobro organizovan plan događaja, organizatori mogu osigurati da sve bude pripremljeno na vreme, a samim tim događaj će biti uspešan i ostvariće željene ciljeve. Plan događaja takođe može pomoći u sprečavanju neugodnih iznenađenja i neuspeha događaja, a svi smo upoznati da to može uticati na ugled organizatora i kompanije.
Važno je napomenuti da plan događaja treba biti fleksibilan i prilagodljiv. Potrebno je razmotriti moguće promene u toku događaja i spremno reagovati u takvim slučajevima. Dakle, možemo zaključiti da je plan događaja ključan za uspešan tok događaja i ostvarivanje željenih ciljeva. Planiranje događaja pomaže organizatorima da precizno definišu ciljeve, odaberu prikladnu lokaciju i datume, ali i unapred pripreme sve potrebne aktivnosti. Važno je napomenuti da su fleksibilnost i prilagodljivost, takođe, jedni od ključnih faktora za uspešnu organizaciju događaja.
Baš zbog ovih kompleksnih detalja plana koje smo spomenuli, pomoći ćemo vam u organizaciji prvog koraka koji je potrebno da napravite: Razvijte ciljeve događaja.
Prvi korak u planiranju vašeg događaja je postavljanje pravih ciljeva i zadataka. Počnite tako što ćete se zapitati: Zašto organizujete ovaj događaj i šta se nadate da ćete postići?
Ako znate ključne ciljeve vaše organizacije pre planiranja, možete osigurati da svaki deo vašeg događaja bude optimizovan za uspeh. Da li pokušavate da podignete svest o nekom cilju ili prikupite unapred određeni iznos donacija za vaš sledeći projekat? Da li se nadate da ćete privući 50 gostiju ili 500? Postavljanje cilja sa merljivim pokazateljima uspeha će olakšati vašem timu da osigura da ga postignete.
Zapravo, razmislite šta se dešava ako ispunite, premašite ili propustite svoj cilj. U kom trenutku završavate radnju? U kom trenutku sledeći put možete da uradite nešto uzbudljivije? Razumevanje kuda idete samo će vam pomoći da tamo stignete brže.
„Identifikovanje liste glavnih i sporednih ciljeva za vaš događaj može vam dati bolji uvid u vaše potrebe upravljanja događajima. Vaši konkretni ciljevi mogu biti da privučete 500 učesnika, prodate 100 proizvoda na događaju ili prikupite milion dolara u dobrotvorne svrhe. Vaši sporedni ciljevi će pomoći u ostvarivanju ovih glavnih ciljeva i mogu uključivati podizanje svesti o proizvodu ili uzroku, ili regrutovanje volontera.” – Dr Yuanyuan Zhou, Co-Founder of Whova
