Planirate agendu događaja za 2024. godinu i sada tražite korak-po-korak vodič za organizaciju događaja sa novim tehnološkim pristupom. Ukoliko niste znali, prvi korak u planiranju događaja, pored određivanja ciljeva događaja i sadržaja, jeste odabir odgovarajuće platforme.
Ovaj članak će vas voditi kroz organizaciju događaja zasnovanog na tehnologiji i pružiti vam uvid u to kako možete poboljšati interakciju između učesnika na vašem događaju.
KORACI U ORGANIZACIJI DOGAĐAJA
8 koraka za pokretanje događaja podržanog tehnologijom
- Pažljivo odaberite platformu za upravljanje događajima
Prvi korak u planiranju događaja trebao bi biti odabir platforme za upravljanje događajima. Ako imamo tehnologiju koja olakšava većinu procesa, zašto bismo išli težim putem? Iskoristite najnovije mogućnosti koje softver za upravljanje događajima nudi, kako biste zaista mogli da se fokusirate na ono što je važno – pružanje boljeg doživljaja događaja kako za učesnike, tako i za izlagače.
Na tržištu postoji nekoliko opcija, stoga vam dajemo ovu listu za proveru prilikom odabira platforme za upravljanje događajima.
- Zaposlite partnera za tehničku podršku događaja sa podrškom za hardver na licu mesta
Softver za upravljanje događajima je osnovna komponenta veće efikasnosti kada je u pitanju upravljanje informacijama. Međutim, to nije jedina stvar o kojoj biste trebali brinuti prilikom organizacije svojih najvažnijih događaja.
Vaš događaj će verovatno zavisiti od hardvera, bilo da se radi o prijavi, kontroli pristupa ili štampanju nalepnica. Od instalacije i konfiguracije opreme, pa do intervencije u slučaju kvara. Zato bi vaš događaj trebao imati tehničku podršku na licu mesta.
- Uskladite opremu sa softverom za događaje
Idealna situacija je kada možete efikasno spojiti softver i hardver kako biste postigli savršenu, sinhronizovanu obradu podataka i interakcija u stvarnom vremenu. Najveća korist je mogućnost kontrole ključnih pokazatelja uspeha događaja, kontrole pristupa i broja sesija, i preduzimanje odgovarajućih akcija odmah. I izlagači će to voleti jer će im se pružiti dodatni alat za upravljanje prodajom i praćenjem.
- Izgradite povezano okruženje događaja koje spaja virtuelno i prisustvo na licu mesta
Da biste dosegnuli širu publiku, neophodno je ponuditi mogućnost učešća na događaju kako uživo, tako i virtuelno. Razmislite o tome kako ćete dizajnirati događaj u kojem će virtuelni učesnici imati interakciju sa učesnicima prisutnim na licu mesta, i koje alate i tehnike možete koristiti kako biste izvukli maksimum iz te interakcije.
Jedno je sigurno, treba da se oslonite na platformu za upravljanje događajima koja ima sposobnost upravljanja distribuiranom publikom i alate potrebne za organizaciju hibridnog događaja, poput prenosa uživo i čet sistema, kako biste pružili jednako, ali i različito iskustvo na vašem događaju.
- Koristite bezkontaktne potrošne materijale i opremu za događaje
Bez obzira na vrstu događaja, jedno je sigurno: bezkontaktna tehnologija će doprineti uspehu vašeg događaja.
- Možete se odlučiti za QR kodove koji su najjeftinije rešenje za procese prijave i kontrole pristupa.
- Takođe, pametne identifikacione kartice su idealne za događaje gde je potrebna identifikacija učesnika, kao i njihova uloga unutar kompanije. Takođe, na njihovim NFC tagovima mogu biti registrovane lične informacije kako bi se omogućila interakcija i deljenje kontakata sa izlagačima na događaju.
- Narukvice su idealne za višednevne događaje, poput muzičkih festivala, jer je teže da ih izgubite. Takođe, u okviru opcije narukvica možete izabrati i ekološki prihvatljiviju opciju, ako vam je važna briga o okruženju.
- Koristite digitalne alate za praćenje podataka o događaju
Znamo da je u virtuelnim događajima lakše prikupljati i pratiti informacije jer je sve digitalizovano. Pitanje koje se postavlja je: kako to uraditi na događajima koji se održavaju uživo?
Bezkontaktne opcije imaju sposobnost identifikacije učesnika događaja, bilo da se radi o posetiocima ili izlagačima. Nakon toga, mogu se ostvariti interakcije između drugih uređaja – poput elektronskih identifikatora izlagačkih kompanija (koje nazivamo beameri) – koji omogućavaju prikupljanje kontaktnih informacija i njihovo postavljanje na vašu platformu za upravljanje događajima.
- Korišćenje mogućnosti 5G tehnologije za poboljšanje umrežavanja i povrata ulaganja izlagača
Kako organizatori događaja sve više biraju organizaciju hibridnih i virtuelnih događaja, a tehnologija se razvija, očekuje se veća potražnja za mobilnim mrežama, stoga je potrebno izabrati 5G tehnologiju.
Prednosti 5G tehnologije:
- Izuzetna brzina
- Manja latencija
- Povećana propusnost
- Povećano pokrivanje mreže
Prenos uživo, na primer, veoma je važna komponenta za virtuelne i hibridne događaje, a 5G mreža će doprineti boljem i intenzivnijem doživljaju sastanka.
5G tehnologija će doneti revoluciju u organizaciju događaja, sastanaka i konferencija, jer će organizatori pružiti neverovatno brzinu i mogućnost prenosa ogromne količine podataka korisnicima, što će rezultirati boljim ukupnim doživljajem događaja.
Pored toga, 5G tehnologija će omogućiti korišćenje novih tehnologija na događajima. Pojavljuju se proširena stvarnost i virtualna stvarnost, koje će svakako imati još veće zahteve za mobilnim mrežama.
- Oslobodite se haosa sa višestrukim sistemima pomoću sveobuhvatne tehnologije događaja
Nema ničeg boljeg od integrisane platforme za upravljanje događajima. Umesto da se prelazi s alata na alat kako bismo obavljali različite zadatke, zapravo možemo zadovoljiti sve naše potrebe na jednoj platformi za upravljanje događajima. Od upravljanja učesnicima, registracionih obrazaca, prodaje karata i alata za komunikaciju do prikupljanja podataka i potencijalnih klijenata. U ovom slučaju, manje je više.
