Datum i mesto. Od toga zavisi veliki deo uspešnosti vašeg događaja. Česte greške nastanu baš tu, a ove komponente nisu baš tako lako ispravljive. Baš zbog toga, dobro se skoncentrišite kada ovo određivanje dođe na red.
Datum je možda već unapred podešen za događaj koji se ponavlja, ali ako je ovo novi događaj, treba imati na umu neke stvari. Obavezno razmislite o sledećem pre nego što potvrdite svoj datum:
- Dajte sebi dovoljno vremena! U idealnom slučaju, trebalo bi da imate 4-6 meseci za planiranje, ako ne i više (u zavisnosti od događaja)
- Budite svesni državnih i verskih praznika
- Izbegavajte periode školskih raspusta (zimski, prolećni i letnji raspust)
- Proverite datume sa ključnim učesnicima – govornicima, voditeljima, VIP gostima, itd.
- Kada odredite datum (i već navedete svoj budžet), možete odmah početi da rezervišete bilo koje spoljno osoblje (kao što su ugostitelji).
Kada odredite datum, ključno je da rezervišete svoje mesto što pre. Vaš događaj mora da ima datum i lokaciju pre nego što počnete da se oglašavate, tako da ovaj zadatak treba da bude završen što je ranije moguće u periodu planiranja.
Imajte na umu da bi vam određena fleksibilnost oko datuma takođe mogla pomoći u ovoj fazi i otvoriti širi izbor mesta.
Kada birate mesto za svoj događaj, vodite računa o sledećim stvarima:
- Pristupačnost. Da li objekat ima pristupačne ulaze i liftove? Postoje li toaleti za sve polove? Da li ćete imati prostor za prevodioce ili ekran za titlove uživo?
Ovaj i mnogi drugi faktori utiču na izbor prostora u kome će se svi učesnici osećati prijatno.
- Veličina. Događaju za 50 ljudi će biti potreban sasvim drugačiji prostor od prostora za 500. Pored toga, razmislite da li će vam trebati odvojene prostorije za sesije ili druge aktivnosti u malim grupama (ili, čak i green room za vaše govornike i/ ili VIP osobe!).
- Da li postoji parking ili je lako doći javnim prevozom?
- Da li ćete morati da kupite posebno osiguranje? Koja su njihova pravila odgovornosti?
- Ako su vašem događaju potrebni zvučnici i mikrofoni, uverite se da ih je lako postaviti u prostor koji je dostupan – uključujući utikače ili produžne kablove, na pravim mestima. Isto važi i za Wi-Fi pristup (i vezu mobilnog telefona!), ili bilo koje druge tehnološke potrebe vašeg događaja.
- Troškovi. Koliki depozit traži mesto održavanja? Hoće li biti dodatnih troškova? Koliko/ Da li ćete dobiti nazad ako morate da otkažete?
„Ne verujte svemu što vidite na Instagramu ili Pinterestu. Tužna je stvarnost sa kojom se suočavamo, ali ova industrija postaje sve kreativnija u pogledu njihovih marketinških materijala. Oni znaju prave fotografije koje treba da koriste, prave uglove za fotografisanje, prave izmene fotografija kako bi prostori izgledali veći, čistiji i lepši. Zato savetujemo da lično posetite mesto održavanja, da se lično sastanete sa svojim prodavcima i da odvojite vreme da obavite taj zadatak. A ako nemate vremena, unajmite pravog profesionalca koji će raditi na obezbeđivanju ovih komponenti u vaše ime.“ – Lauren Grech, CEO and Co-Founder of LLG Events
