U svetu organizacije događaja, posebno poslovnih, promotivnih i korporativnih, upravljanje rizikom više nije opcija, već standard. Svaki događaj je jedinstvena celina sa sopstvenim izazovima, lokacijom, publikom i dinamikom. Upravo zato, procena i upravljanje rizicima moraju biti precizno planirani deo organizacione strategije.
Rizik u kontekstu upravljanja događajima definišemo kao verovatnoću da neka nepredviđena situacija dovede do gubitka, prekida ili ugrožavanja ciljeva događaja – bilo reputacionih, finansijskih, operativnih ili bezbednosnih.
Upravljanje rizikom predstavlja strukturiran proces koji uključuje identifikaciju potencijalnih pretnji, procenu posledica i osmišljavanje efikasnih mera za prevenciju ili minimizaciju štete.
Najčešće kategorije rizika u event industriji uključuju:
- Fizički i bezbednosni rizici
- Finansijski i ugovorni rizici
- Reputacioni rizici
- Tehnički i infrastrukturni rizici
- Emocionalni i psihološki uticaji (posebno kod javnih događaja)
- Rizici vezani za informacione tehnologije i zaštitu podataka
Gde grešimo: najčešći propusti u praksi
Uprkos sve razvijenijim protokolima, u industriji događaja i dalje se susrećemo sa ozbiljnim propustima:
- Nepoštovanje bezbednosnih propisa i pravila zaštite na radu
- Loše obeleženi izlazi u slučaju evakuacije
- Nedovoljna pripremljenost na vremenske neprilike
- Neadekvatna kontrola ulaza i prtljaga
- Nedovoljan broj toaleta, punktova, osoblja i infopultova
- Nepropisno obezbeđene električne i gasne instalacije
- Slaba interna komunikacija i nejasna podela odgovornosti
- Loša organizacija keteringa, prodaje ili parking prostora
Svaki od ovih faktora ne samo da može ugroziti bezbednost, već i ozbiljno narušiti reputaciju organizatora, sponzora i samog brenda.
Upravljanje rizikom: od pitanja do konkretnih odgovora
Zrelo upravljanje događajima podrazumeva preventivu, a ne samo reakciju. Ključ je u dobro osmišljenom planu upravljanja rizikom, koji uključuje:
- Identifikaciju – Šta sve može poći po zlu?
- Analizu – Kako, kada i zašto bi se moglo desiti?
- Procenu posledica – Ko će biti pogođen i na koji način?
- Odgovor – Koja rešenja postoje da se šteta predupredi, ublaži ili eliminiše?
U tom procesu, ključna uloga pripada menadžeru za rizik, koji mora biti deo centralnog tima i usko povezan sa sektorima za logistiku, produkciju, obezbeđenje i komunikaciju.
Kao i u svakoj ozbiljnoj industriji, i u event menadžmentu mora postojati bezbednosna kultura. Ona ne zavisi samo od plana, već i od prakse: svest osoblja, jasno podeljene odgovornosti, brza komunikacija, testirane procedure i ono što se često zanemaruje – ugovorno obezbeđenje svih partnera i izvođača.
U mnogim razvijenim zemljama, osiguranje događaja je zakonska obaveza. Kod nas, ono često ostaje na nivou „opcije“, iako bi trebalo da bude neizostavni deo svakog ozbiljnog plana. Osiguranje može uključiti imovinu, tehniku, zaposleno osoblje, posetioce, izvođače, pa čak i reputacionu štetu.
Zaključak: prevencija je najbolja promocija
Upravljanje rizikom u industriji događaja ne podrazumeva samo izbegavanje problema, već i stvaranje profesionalnog utiska. Klijent, sponzor i posetilac možda neće primetiti bezbednosni protokol, ali će itekako primetiti ako ga nema u ključnom trenutku.
Događaj je uspešan onoliko koliko je spreman da se izbori s neočekivanim. A u tom „neočekivanom“ upravo se krije najveći test ozbiljnosti organizatora.
